Mit Ein­führung des zweiten Pflege­stär­kungs­ge­setzes (PSG II) in Ver­bin­dung mit dem neuen Begut­ach­tungs­assessment (NBA) steigt die Be­deutung wirt­schaft­lich­er Kenn­zahlen und Bench­marks in Pflege­ein­richtungen. FIDES gibt Ihnen fünf Em­pfeh­lungen für den Auf­bau eines Kenn­zahlen­sys­tems.

Was Sie beim Auf­bau eines Kenn­zahlen­sys­tems in statio­nä­ren Pflege­ein­rich­tungen be­achten müssen

Werte­trei­ber iden­ti­fi­zieren und an­hand von Kenn­zah­len mess­bar machen

Stationäre Pflege­ein­rich­tungen agieren in einem stark re­gu­lierten Markt­um­feld. Änderungen der Sozial­gesetz­bücher haben un­mittel­bar Ein­fluss auf die Wirt­schaft­lich­keit der Ein­rich­tungen. Aktuelles Bei­spiel ist das Pflege­stär­kungs­gesetz (PSG). Mit Ein­füh­rung des PSG II zum 01.01.2017 wurden Pflege­stu­fen durch Pflege­gra­de er­setzt. Die Über­lei­tung findet sich im elften Sozial­ge­setz­buch (SGB XI), § 140. Mit den Pflege­gra­den wurde ein neues Prüf­ver­fah­ren ein­ge­führt, das neue Begut­ach­tungs­assess­ment (NBA) bzw. Begut­ach­tungs­instrument (NBI). Um die Ein­rich­tungen wirt­schaft­lich nicht zu be­nach­tei­ligen, wurden die Pflege­be­dürf­tigen ten­den­ziell in höhere Stu­fen über­ge­leitet, als eine Ein­stu­fung nach dem NBA bzw. NBI er­ge­ben hätte. In den kom­men­den Jah­ren ist bei den nach­be­leg­ten Be­woh­nern eine Ab­sen­kung der Pflege­grad­struk­tur zu er­war­ten (Rothgang-Effekt). Die Folge sind ge­rin­gere Ein­nah­men und eine Re­du­zier­ung des Personal­budgets, das sich an der Pflege­gra­den orientiert. Der Pflege­gra­de­mix (An­zahl Be­wohner ge­wich­tet nach Pflege­graden) ist eine ge­eig­nete Kenn­zahl, um die­sen Effekt zu messen und zu über­wachen.  

Der Kennzahlen-Mix ist entscheidend

Eine Kenn­zahl allein ist nicht aus­sage­fähig. Es sollten da­her immer mehrere Kenn­zah­len mit­ein­ander kom­biniert und in Re­lation zu­ein­ander ge­setzt wer­den. In den sta­ti­o­nären Pflege­ein­rich­tungen sind die Be­le­gungs­quote (An­zahl Be­woh­ner­tage im Ver­hält­nis zu den maxi­mal mög­lichen Be­woh­ner­tagen) so­wie die Fach­kraft­quote (An­zahl Fach­kräfte zur Sum­me der Fach- und Hilfs­kräfte im Be­reich Pflege und Be­treu­ung, je­weils um­ge­rech­net auf Voll­zeit­kräfte (VK)) weitere steuer­ungs­re­le­vante Kenn­zahlen. Zur Steuer­ung des Personal­ein­satzes sind die An­zahl der Über­stun­den und die Kran­ken­quote, auf­ge­schlüsselt nach den Be­reichen Pfle­ge und Haus­wirt­schaft, we­sent­liche In­di­ka­to­ren, die regel­mäßig über­wacht werden sollten, um Auf­fällig­keiten recht­zeitig zu er­kennen und ge­eig­nete Maß­nah­men zu er­grei­fen.  

Zielwerte setzen und an­hand von Soll-/Ist-Ab­glei­chen über­wachen

Eine Ana­lyse von Ver­gan­gen­heits­werten ohne wei­tere Be­zugs­punk­te ist wenig aus­sage­fähig. Je­der Kenn­zahl soll­te da­her ein Ziel­wert zu­ge­ord­net wer­den, der den Maß­stab für ein wirt­schaft­liches Han­deln der Ein­richtung dar­stellt. So kann bspw. eine Ziel-Belegungs­quote vor­ge­geben und durch die Gegen­über­stellung von Plan-und Ist-Wer­ten regel­mäß­ig über­wacht werden. Die Ent­wicklung der Fach­kraft­quote in Ver­bin­dung mit der Alters­struk­tur der Mit­arbeiter sollte eben­falls im Fo­kus der Ein­rich­tungs­leitung ste­hen.

Szenarien und Si­mu­lations­rechnungen in Pflege­ein­richtungen

Kenn­zah­len können auch da­für ver­wen­det werden, um Sze­narien zu be­rech­nen. Wie wirkt sich ein Rück­gang der Be­le­gung oder ein Ab­sin­ken des Pflege­grade­mix auf die Ertrags­lage der Ein­richtung aus? Heraus­forder­ung ist es dabei, die Wirkungs­zu­sammen­hänge ein­zelner Kenn­zah­len zu er­ken­nen und pla­nerisch zu be­rück­sichtigen. Die An­zahl der Be­legungs­tage hat eine un­mittel­ba­re Aus­wirk­ung auf die An­zahl der Be­kösti­gungs­tage und damit auf die Höhe der vor­zu­neh­menden Lebens­mittel­be­stellungen. Auch der Per­so­nal­be­darf muss ent­sprech­end über­prüft werden.

Praktische Tipps zum Aufbau des Kennzahlensystems

Wesentliche Voraus­set­zung ist eine so­lide Daten­grund­lage, auf deren Ba­sis die Kenn­zah­len in einem ge­eigneten Aus­wertungs­tool für die Be­richts­em­pfänger, bspw. Ge­schäfts­führung, Pflege­dienst­leitung und Be­reichs­leitungen zu­sammen­ge­stellt werden. Be­triebs­wirt­schaftliche Inter­pr­etation und Be­rechnungs­schema der Kenn­zahlen soll­ten kommu­niziert und mit den Berichts­em­pfängern ab­ge­stimmt werden. Häufig­keit der Er­stellung und Ver­teilung der Kenn­zahlen­be­richte sollten ver­bind­lich ge­re­gelt werden. Auch soll­te ein regel­mä­ßiger Aus­tausch zur Inter­pre­tation der Kenn­zah­len so­wie der da­raus ab­ge­leiteten Maß­nah­men er­folgen.

Fazit

Beim Aufbau eines Kennzahlensystems in stationären Pflegeeinrichtungen sollten zunächst die Wertetreiber für den wirtschaftlichen Erfolg identifiziert und anhand von Kennzahlen messbar gemacht werden. Im nächsten Schritt sollte die betriebswirtschaftliche Interpretation der Kennzahlen sowie das Berechnungsschema mit den Berichtsempfängern abgestimmt werden. Zentrale Voraussetzung für die Datenerhebung ist eine verlässliche, aktuelle Datenbasis aus den Vorsystemen, die in einem geeigneten Auswertungstool zusammengeführt werden. Auf Basis eines regelmäßigen Soll-/Ist-Abgleichs kann das Management der Einrichtung ungünstige Entwicklungen frühzeitig erkennen und Maßnahmen zur Gegensteuerung einleiten.