FIDES gibt einen Über­blick über den aktuellen Stand der Um­setzung in Be­zug auf die Pflicht zur Nut­zung der XRechnung an öffent­liche Auftrag­geber, über die zu be­achten­den Um­setzungs­fristen und die da­mit einher­gehenden prak­tischen Aus­wirkungen für Unter­nehmen und öffent­liche Institutionen.

HINTERGRUND

Mit dem am 27.11.2018 in Kraft getretenen „Gesetz zur Um­setzung der Richt­linie 2014/55/EU über die elek­tro­nische Rechnungs­stellung im öffent­lichen Auftrags­we­sen“ wurde die ge­nannte EU-Richtlinie in nationales Recht um­gesetzt und schafft eine ver­bind­liche Rechts­grund­lage für den Em­pfang und die Ver­ar­beitung von elek­tro­nischen Rech­nungen durch öffent­liche Auf­trag­geber. Pri­märes Ziel ist es, Ein­spar­ungen durch Er­höhung der Digi­ta­lisierung und Auto­mation in der öffent­lichen Ver­waltung zu ge­ne­rieren.

Zur konkreten Aus­ge­staltung des elek­tro­nischen Rechnungs­ver­kehrs auf Bundes­ebene ist am 27.11.2018 eben­so die „Ver­ordnung über die elek­tronische Rechnungs­stellung im öffent­lichen Auftrags­wesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO)“ in Kraft ge­tre­ten. Auf Länder­ebene er­folgt die Um­setzung durch er­gän­zen­de, länder­spe­zifische Gesetz­ge­bung und Rechts­verordnung (bspw. Bremen: Ver­ordnung über die elek­tronische Rech­nung (E-Rechnungs-VO vom 27.11.2018)).

GELTUNGSBEREICHE, ECKPUNKTE UND UMSETZUNGSFRISTEN

Zukünftig werden von öffent­lichen Auftrag­gebern beauf­tragte Unter­nehmen ab einem Auftrags­wert von EUR 1.000 netto im Regel­fall dazu ver­pflichtet sein, Rech­nun­gen elek­tronisch aus­zu­stellen und zu über­mitteln. Im Gegen­zug müssen diese von öffent­lichen Auftrag­gebern (bspw. Finanzverwaltung, Ämter, aber im Regelfall auch Stadt­werke, Hoch­schulen und Uni­versitäten sowie ggf. Wohnungs­bau­gesell­schaften, Kranken­häuser, Wasser­ver­sorger und Ent­sorgungs­be­triebe) em­pfangen und ver­ar­beiten werden können.

Hin­sichtlich des Geltungs­bereichs werden zu­dem zen­trale öffent­liche Auftrag­geber (bspw. Regierungs­stellen) von sub­zen­tralen (bspw. Länder, Kommunen) unter­schieden. Welche gesetz­liche Regel­ung im Einzel­fall an­zu­wenden ist, hängt grund­sätz­lich da­von ab, wel­chem Gel­tungs­bereich der be­treffende öffent­liche Auftrag­geber zu­zu­rechnen ist.

Als Um­setzungs­fristen wurden der 18.04.2019 für zen­trale öffent­liche Auf­trag­geber (Bund) und der 18.04.2020 auf Länder- bzw. Kommunal­ebene de­finiert. Öffent­liche Auf­trag­geber wer­den zum Teil (bspw. Niedersachsen) bereits ab dem 27.11.2019 ver­pflich­tet, bei Ver­gaben die Über­sen­dung elek­tro­nischer Rech­nungen zu ver­langen.

DIE XRECHNUNG UND PEPPOL ALS NEUE TECHNISCHE STAN­DARDS

Die XRechnung ist der neue ein­zu­setz­ende tech­nische Standard für elek­tronische Rech­nungen und ent­hält ab­weichend von an­deren For­maten (bspw. ZUGFeRD) keine Visu­ali­sierung, son­dern nur maschinen­les­bare struk­turier­te Da­ten. Für die Über­trag­ung der elek­tro­nischen Rech­nung an öffent­liche Auftrag­ge­ber wurde weiter­hin der von der EU mit ent­wickelte, web­service­basierte PEPPOL UBL Infra­struk­tur­standard fest­ge­legt.

WAS BEDEUTET DIES FÜR ÖFFENTLICHE INSTITUTIONEN UND UNTER­NEHMEN IN DER PRAXIS?

Für öffentliche Auftrag­geber be­deuteten die gesetz­lich­en Re­ge­lungen durch­gängig die Pflicht, XRechnungen spä­tes­tens ab dem Ende der jeweils gel­tenden Um­setzungs­frist an­zu­nehmen. Die be­auf­tragten Unter­nehmen müssen im Gegen­zug regel­mäßig eine XRechnung ein­reich­en. Zur Um­set­zung gibt es erste im Echt­be­trieb be­find­liche Platt­formen, wie das Bremer E-Rechnungs­portal zERIKA (zentrale E-Rechnungs-, Integrations- und Kommu­nikations­plattform), auf dem Auftrag­nehmer selbst er­stell­te Rech­nungen in XRechnungen kon­ver­tieren und im Sinne eines Melde­portals ein­reich­en können. Dies gilt aktuell jedoch nicht für etwaige Rechnungs­anlagen (bspw. Leistungs­ver­zeichnisse).