Pflicht zur Nutzung der XRechnung an öffentliche Auftraggeber
Autoren dieses Beitrags
FIDES gibt einen Überblick über den aktuellen Stand der Umsetzung in Bezug auf die Pflicht zur Nutzung der XRechnung an öffentliche Auftraggeber, über die zu beachtenden Umsetzungsfristen und die damit einhergehenden praktischen Auswirkungen für Unternehmen und öffentliche Institutionen.
HINTERGRUND
Mit dem am 27.11.2018 in Kraft getretenen „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“ wurde die genannte EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt und schafft eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber. Primäres Ziel ist es, Einsparungen durch Erhöhung der Digitalisierung und Automation in der öffentlichen Verwaltung zu generieren.
Zur konkreten Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs auf Bundesebene ist am 27.11.2018 ebenso die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO)“ in Kraft getreten. Auf Länderebene erfolgt die Umsetzung durch ergänzende, länderspezifische Gesetzgebung und Rechtsverordnung (bspw. Bremen: Verordnung über die elektronische Rechnung (E-Rechnungs-VO vom 27.11.2018)).
GELTUNGSBEREICHE, ECKPUNKTE UND UMSETZUNGSFRISTEN
Zukünftig werden von öffentlichen Auftraggebern beauftragte Unternehmen ab einem Auftragswert von EUR 1.000 netto im Regelfall dazu verpflichtet sein, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Im Gegenzug müssen diese von öffentlichen Auftraggebern (bspw. Finanzverwaltung, Ämter, aber im Regelfall auch Stadtwerke, Hochschulen und Universitäten sowie ggf. Wohnungsbaugesellschaften, Krankenhäuser, Wasserversorger und Entsorgungsbetriebe) empfangen und verarbeiten werden können.
Hinsichtlich des Geltungsbereichs werden zudem zentrale öffentliche Auftraggeber (bspw. Regierungsstellen) von subzentralen (bspw. Länder, Kommunen) unterschieden. Welche gesetzliche Regelung im Einzelfall anzuwenden ist, hängt grundsätzlich davon ab, welchem Geltungsbereich der betreffende öffentliche Auftraggeber zuzurechnen ist.
Als Umsetzungsfristen wurden der 18.04.2019 für zentrale öffentliche Auftraggeber (Bund) und der 18.04.2020 auf Länder- bzw. Kommunalebene definiert. Öffentliche Auftraggeber werden zum Teil (bspw. Niedersachsen) bereits ab dem 27.11.2019 verpflichtet, bei Vergaben die Übersendung elektronischer Rechnungen zu verlangen.
DIE XRECHNUNG UND PEPPOL ALS NEUE TECHNISCHE STANDARDS
Die XRechnung ist der neue einzusetzende technische Standard für elektronische Rechnungen und enthält abweichend von anderen Formaten (bspw. ZUGFeRD) keine Visualisierung, sondern nur maschinenlesbare strukturierte Daten. Für die Übertragung der elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber wurde weiterhin der von der EU mit entwickelte, webservicebasierte PEPPOL UBL Infrastrukturstandard festgelegt.
WAS BEDEUTET DIES FÜR ÖFFENTLICHE INSTITUTIONEN UND UNTERNEHMEN IN DER PRAXIS?
Für öffentliche Auftraggeber bedeuteten die gesetzlichen Regelungen durchgängig die Pflicht, XRechnungen spätestens ab dem Ende der jeweils geltenden Umsetzungsfrist anzunehmen. Die beauftragten Unternehmen müssen im Gegenzug regelmäßig eine XRechnung einreichen. Zur Umsetzung gibt es erste im Echtbetrieb befindliche Plattformen, wie das Bremer E-Rechnungsportal zERIKA (zentrale E-Rechnungs-, Integrations- und Kommunikationsplattform), auf dem Auftragnehmer selbst erstellte Rechnungen in XRechnungen konvertieren und im Sinne eines Meldeportals einreichen können. Dies gilt aktuell jedoch nicht für etwaige Rechnungsanlagen (bspw. Leistungsverzeichnisse).
Fazit
Während die Ausgestaltung der Gesetzgebung auf Ebene des Bundes abgeschlossen ist, besteht auf Landesebene noch Regelungsbedarf. Zur technischen Umsetzung ist am Markt zu beobachten, dass Anbieter sich auf die Konvertierung von Rechnungen (bspw. im PDF-Format) in das XRechnungs-Format, deren Prüfung und Übertragung unter Nutzung des PEPPOL-Standards erfolgt, konzentrieren. Die XRechnung wird bis 2020 im gesamten Geltungsbereich (Bund/Länder) Pflicht. Deren gesamtwirtschaftlicher Vorteil ergibt sich jedoch erst, wenn eine vollständige elektronische Abbildung des Rechnungsverarbeitungsprozesses sowohl beim Auftraggeber als beim Auftragnehmer gegeben ist. Manuelle Meldeportale können daher nur eine Übergangslösung sein.
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