FIDES gibt einen Über­blick über den aktuellen Stand der Um­setzung in Be­zug auf die Pflicht zur Nut­zung der XRechnung an öffent­liche Auftrag­geber, über die zu be­achten­den Um­setzungs­fristen und die da­mit einher­gehenden prak­tischen Aus­wirkungen für Unter­nehmen und öffent­liche Institutionen.

HINTERGRUND

Mit dem am 27.11.2018 in Kraft getretenen „Gesetz zur Um­setzung der Richt­linie 2014/55/EU über die elek­tro­nische Rechnungs­stellung im öffent­lichen Auftrags­we­sen“ wurde die ge­nannte EU-Richtlinie in nationales Recht um­gesetzt und schafft eine ver­bind­liche Rechts­grund­lage für den Em­pfang und die Ver­ar­beitung von elek­tro­nischen Rech­nungen durch öffent­liche Auf­trag­geber. Pri­märes Ziel ist es, Ein­spar­ungen durch Er­höhung der Digi­ta­lisierung und Auto­mation in der öffent­lichen Ver­waltung zu ge­ne­rieren.

Zur konkreten Aus­ge­staltung des elek­tro­nischen Rechnungs­ver­kehrs auf Bundes­ebene ist am 27.11.2018 eben­so die „Ver­ordnung über die elek­tronische Rechnungs­stellung im öffent­lichen Auftrags­wesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO)“ in Kraft ge­tre­ten. Auf Länder­ebene er­folgt die Um­setzung durch er­gän­zen­de, länder­spe­zifische Gesetz­ge­bung und Rechts­verordnung (bspw. Bremen: Ver­ordnung über die elek­tronische Rech­nung (E-Rechnungs-VO vom 27.11.2018)).

GELTUNGSBEREICHE, ECKPUNKTE UND UMSETZUNGSFRISTEN

Zukünftig werden von öffent­lichen Auftrag­gebern beauf­tragte Unter­nehmen ab einem Auftrags­wert von EUR 1.000 netto im Regel­fall dazu ver­pflichtet sein, Rech­nun­gen elek­tronisch aus­zu­stellen und zu über­mitteln. Im Gegen­zug müssen diese von öffent­lichen Auftrag­gebern (bspw. Finanzverwaltung, Ämter, aber im Regelfall auch Stadt­werke, Hoch­schulen und Uni­versitäten sowie ggf. Wohnungs­bau­gesell­schaften, Kranken­häuser, Wasser­ver­sorger und Ent­sorgungs­be­triebe) em­pfangen und ver­ar­beiten werden können.

Hin­sichtlich des Geltungs­bereichs werden zu­dem zen­trale öffent­liche Auftrag­geber (bspw. Regierungs­stellen) von sub­zen­tralen (bspw. Länder, Kommunen) unter­schieden. Welche gesetz­liche Regel­ung im Einzel­fall an­zu­wenden ist, hängt grund­sätz­lich da­von ab, wel­chem Gel­tungs­bereich der be­treffende öffent­liche Auftrag­geber zu­zu­rechnen ist.

Als Um­setzungs­fristen wurden der 18.04.2019 für zen­trale öffent­liche Auf­trag­geber (Bund) und der 18.04.2020 auf Länder- bzw. Kommunal­ebene de­finiert. Öffent­liche Auf­trag­geber wer­den zum Teil (bspw. Niedersachsen) bereits ab dem 27.11.2019 ver­pflich­tet, bei Ver­gaben die Über­sen­dung elek­tro­nischer Rech­nungen zu ver­langen.

DIE XRECHNUNG UND PEPPOL ALS NEUE TECHNISCHE STAN­DARDS

Die XRechnung ist der neue ein­zu­setz­ende tech­nische Standard für elek­tronische Rech­nungen und ent­hält ab­weichend von an­deren For­maten (bspw. ZUGFeRD) keine Visu­ali­sierung, son­dern nur maschinen­les­bare struk­turier­te Da­ten. Für die Über­trag­ung der elek­tro­nischen Rech­nung an öffent­liche Auftrag­ge­ber wurde weiter­hin der von der EU mit ent­wickelte, web­service­basierte PEPPOL UBL Infra­struk­tur­standard fest­ge­legt.

WAS BEDEUTET DIES FÜR ÖFFENTLICHE INSTITUTIONEN UND UNTER­NEHMEN IN DER PRAXIS?

Für öffentliche Auftrag­geber be­deuteten die gesetz­lich­en Re­ge­lungen durch­gängig die Pflicht, XRechnungen spä­tes­tens ab dem Ende der jeweils gel­tenden Um­setzungs­frist an­zu­nehmen. Die be­auf­tragten Unter­nehmen müssen im Gegen­zug regel­mäßig eine XRechnung ein­reich­en. Zur Um­set­zung gibt es erste im Echt­be­trieb be­find­liche Platt­formen, wie das Bremer E-Rechnungs­portal zERIKA (zentrale E-Rechnungs-, Integrations- und Kommu­nikations­plattform), auf dem Auftrag­nehmer selbst er­stell­te Rech­nungen in XRechnungen kon­ver­tieren und im Sinne eines Melde­portals ein­reich­en können. Dies gilt aktuell jedoch nicht für etwaige Rechnungs­anlagen (bspw. Leistungs­ver­zeichnisse).

Fazit

Während die Ausgestaltung der Gesetzgebung auf Ebene des Bundes abgeschlossen ist, besteht auf Landesebene noch Regelungsbedarf. Zur technischen Umsetzung ist am Markt zu beobachten, dass Anbieter sich auf die Konvertierung von Rechnungen (bspw. im PDF-Format) in das XRechnungs-Format, deren Prüfung und Übertragung unter Nutzung des PEPPOL-Standards erfolgt, konzentrieren. Die XRechnung wird bis 2020 im gesamten Geltungsbereich (Bund/Länder) Pflicht. Deren gesamtwirtschaftlicher Vorteil ergibt sich jedoch erst, wenn eine vollständige elektronische Abbildung des Rechnungs­ver­arbeitungs­pro­zesses sowohl beim Auftraggeber als beim Auftragnehmer gegeben ist. Manuelle Meldeportale können daher nur eine Übergangslösung sein.