Beispielhafte Betrachtung möglicher technischer und organisatorischer Herausforderungen durch die Senkung der Umsatzsteuer

Im Rahmen des Konjunkturpakets zur Bewältigung der wirtschaftlichen Folgen durch die Corana-Krise, hat die Bundesregierung am 03.06.2020 eine temporäre Verringerung der Umsatzsteuersätze für den Zeitraum vom 01.07.2020 bis zum 31.12.2020 verkündet. Der Regelsteuersatz soll dabei von 19 % auf 16 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % gesenkt werden.

Neben den daraus resultierenden fallbezogenen steuerlichen Fragestellungen gilt es auch Anpassungsmaßnahmen auf organisatorischer und technischer Ebene zu identifizieren und umzusetzen.

Die Vorlaufzeiten für die notwendigen Anpassungen sind durch das kurzfristige Inkrafttreten der Umsatzsteuersenkung sehr knapp bemessen. Dennoch gilt es, alle Aspekte dieser Umstellung priorisiert zu prüfen und den jeweiligen Anpassungsbedarf zu ermitteln.

Ausgangspunkt hierfür kann eine System- und Prozessanalyse sein, in der die relevanten Geschäftsprozesse (bspw. Einkauf, Verkauf, Buchhaltung) und die eingesetzten Anwendungssysteme (bspw. Kassensysteme, Buchhaltungssysteme, Warenwirtschaftssysteme, Onlineshops) ermittelt werden. Aus dieser Analyse können sich verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen ergeben. Zu prüfen und ggf. bedarfsabhängig anzupassen wären dann beispielhaft folgende Aspekte:

  • Klärung der Zuordnung von Leistungszeitraum zu Abrechnungszeitraum
  • Gibt es Möglichkeiten zur Realisierung von „Splitbuchungen“ bei Rechnungen mit Leistungserbringungen über einen Zeitraum mit unterschiedlichen Steuersätzen?
  • Hinterlegung von Gültigkeitszeiträumen für Steuersätze prüfen. Ggf. kann hier eine organisatorische Herangehensweise bspw. durch Richtlinien oder Arbeitsanweisungen erfolgen.
  • Prüfung der Anpassung des Rechnungslayouts, damit ein korrekter Steuerausweis ermöglicht werden kann.
  • Ist die Anlage von zusätzlichen Buchhaltungskonten für jeden Steuersatz (19 %, 16 %, 7 % und 5 %) notwendig? Sofern dies der Fall ist, ist auch die interne Kontensteuerung entsprechend anzupassen.
  • Einrichtung neuer Steuerkennzeichen und Anpassung der Steuerfindung
  • Prüfung von offenen Aufträgen und Bestellungen, die bisher systemisch mit dem Steuerkennzeichen und Umsatzsteuersatz für 19 % bzw. 7 % erfasst wurden. Ggf. kann eine automatisierte Anpassung zum Stichtag erfolgen.
  • Prüfung von Fällen in denen eine Anzahlung vorhanden ist, um die richtigen Fakturierung von Endrechnungen sicherzustellen (bspw. über eine entsprechende systemseitige Analyse, die einen Abgleich des Datums der Anzahlung und das der Leistungserbringung durchführt).
  • Klärung der Fragen, um die Einstellungen zur elektronischen Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung überarbeiten zu können (Mapping Steuerkennzeichen zu den Umsatzsteuervoranmeldungs- oder Jahreserklärungskennziffern).
  • Prüfung der Anpassung der Schnittstellen zur ELSTER-Software für die elektronische Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.

Diese und ggf. weitere relevante Aspekte sollten umgehend analysiert und notwendige Schritte eingeleitet werden. Am 29.06.2020 wurde die Umsatzsteuerumstellung im Bundestag und Bundesrat verabschiedet und tritt ab 01. Juli in Kraft. Viel Zeit zur gesetzeskonformen Umsetzung bleibt nicht. FIDES hilft Ihnen bei der Analyse und Umsetzung der für Sie notwendigen Schritte, die sich aus der Senkung des Umsatzsteuersatzes für Sie ergeben.