Die Errichtung eines Tax Compliance Management Systems bietet Unternehmen mit Blick auf ein sich ständig wandelndes Steuerrecht eine hervorragende Möglichkeit, steuerliche Themen zu identifizieren und deren strukturierte Bearbeitung sicherzustellen. Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über die Bestandteile eines solchen Systems sowie einige ausgewählte Praxishinweise bei dessen Einführung.
BESTANDTEILE EINES TAX COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEMS
Die Errichtung eines Tax Compliance Management Systems kann auf der Grundlage des vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) erlassenen Prüfungsstandards 980 (kurz IDW PS 980) erfolgen. Danach sind die nachfolgenden sieben Kernelemente für ein wirksames Tax Compliance Management System erforderlich:
- Tax Compliance Kultur: Darstellung der grundsätzlichen Einstellungen und Verhaltensweisen der Führungspersonen betreffend steuerliche Pflichten,
- Tax Compliance Ziele: Ableitung von Tax Compliance-Zielen aus der allgemeinen Unternehmensstrategie,
- Tax Compliance Risiken: Identifizieren von Risiken für Verstöße gegen steuerliche Vorschriften,
- Tax Compliance Programm: Darstellung von Grundsätzen und Maßnahmen zur Vermeidung steuerlicher Risiken,
- Tax Compliance Organisation: Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie das Erstellen einer Ablauforganisation,
- Tax Compliance Kommunikation: Informieren von Mitarbeitern und Dritten über die sie betreffenden steuerlichen Pflichten und Aufgaben,
- Tax Compliance Überwachung und Verbesserung: Fortlaufende Überwachung und Optimierung des Tax Compliance Management Systems.
AUSGEWÄHLTE PRAXISHINWEISE
Für Zwecke der Einführung eines Tax Compliance Management Systems sollten in der Praxis zunächst vorhandene steuerliche Risiken steuerartenbezogen identifiziert und nach Wesentlichkeit gewichtet werden. Als Grundlage für eine solche Risikoanalyse können insbesondere Berichte über abgeschlossene Betriebsprüfungen oder steuerartenspezifische Risikolisten dienen. Ferner empfiehlt es sich, steuerliche Risiken in persönlichen Gesprächen mit ausgewählten internen und externen Ansprechpartnern intensiv zu diskutieren.
IDENTIFIKATION POTENZIELLER FEHLERQUELLEN
Wesentliches Ziel einer solchen Prozessaufnahme ist es, für die identifizierten steuerlichen Risiken die maßgeblichen (prozessualen) Fehlerquellen aufzudecken und durch geeignete Maßnahmen zu verringern bzw. im Idealfall zu beseitigen. Als potenzielle Fehlerquellen kommen dabei in der Praxis insbesondere folgende Aspekte in Betracht:
- Mangelnde Kommunikation zwischen der für steuerliche Themen verantwortlichen Abteilung (der Steuerabteilung) bzw. der Personalabteilung (Lohnsteuer) und den operativen Einheiten,
- Fehlende Sensibilität einzelner Abteilungen betreffend steuerliche Angelegenheiten,
- Fehlende Zuordnung von Verantwortlichkeiten,
- Unklare Ablauf- und Aufbauorganisation,
- Treffen von steuerlichen Entscheidungen außerhalb der Steuerabteilung,
- Fehlendes Berichtswesen.
Bezogen auf die o.g. Fehlerquellen geht es in der Praxis im Kern darum, steuerrelevante Informationen in einem Unternehmen rechtzeitig zu erkennen und die sich daran anschließenden Informationsflüsse gezielt für steuerliche Zwecke zu steuern.
DOKUMENTATION Die einzelnen Maßnahmen, die zur Umsetzung der sieben Kernelemente des IDW PS 980 in der Praxis dienen, sind entsprechend zu dokumentieren. Die Dokumentation dient einerseits als Nachweis gegenüber der Betriebsprüfung. Andererseits ist die Dokumentation Grundlage für die Zertifizierung des Tax Compliance Management Systems durch den Wirtschaftsprüfer.