Die aktuelle seit dem 01.01.2020 geltende überarbeitete Fassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ beinhaltet einige Änderungen mit positiven Effekten in Bezug auf die Erfüllung der Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und die Aufbewahrung von Belegen. FIDES erläutert diese im Überblick.

Hintergrund

Die GoBD gelten für die „herkömmliche“ Buchführung ebenso wie für die Datenverarbeitungsgestützte-Buchführung. Die Grundsätze beschränken sich nicht – wie häufig angenommen – nur auf die Finanzbuchhaltung, sondern beziehen ausdrücklich auch Vor- und Nebensysteme (bspw. Lohnbuchhaltungs-, Kassen-, Warenwirtschafts-, Archiv-/Dokumentenmanagementsysteme) mit ein.

Belegfunktion, Belegsicherung und Belegaufbereitung

Zur Erfüllung der Belegfunktion wird in den GoBD neuerdings ergänzend klargestellt, dass Korrektur- bzw. Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen. Im Hinblick auf die Belegsicherung und Aufbewahrung ist neben dem Scannen nun auch eine bildliche Erfassung mittels mobiler Endgeräte (bspw. Abfotografieren mit einem Smartphone) zulässig. Weiterhin ist dies auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder empfangen wurden.

Im Rahmen der Belegaufbereitung ist das tatsächlich weiterverarbeitete Format (buchungsbegründende Belege) maßgebend, sofern dieses Format über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt. Werden bspw. Kontenauszüge im CSV-Format abgerufen und zusätzlich inhaltsgleiche bildhafte Dokumente als PDF-Datei bereitgestellt, reicht zur Erfüllung der Belegfunktion die elektronische Aufbewahrung der strukturierten Kontoumsatzdaten im CSV-Format aus.

Weitere Erleichterungen betreffen die Konvertierung von Informationen in Inhouse-Formate, insofern, dass nicht grundsätzlich immer beide Versionen einer umgewandelten Unterlage zu archivieren sind. Voraussetzung hierfür ist, dass bei der Konvertierung keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wurde, keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verlorengehen, der Datenzugriff durch die Finanzbehörde gewährleistet wird und die Konvertierung in der Verfahrensdokumentation erfasst ist. Andernfalls gilt wie zuvor beide Versionen zu archivieren und die konvertierte Version als solche kenntlich zu machen.

Aufbewahrungspflichten bei Systemmigration

Darüber hinaus wurde im Rahmen der Anpassungen in den GoBD die Aufbewahrungspflicht bei Systemmigration für Unternehmen erleichtert. Zukünftig ist es bei einem Systemwechsel nicht mehr notwendig, das Altsystem für den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren betriebsfähig vorzuhalten. Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von steuerlich relevanten Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur der sog. Z3-Zugriff (Datenträgerüberlassung) gewährleistet wird. Dies spart Unternehmen u. U. erhebliche Betriebs- und Lizenzkosten.

Erleichterung für Kleinstunternehmen

Ebenfalls neu ist eine Erleichterung für Kleinstunternehmen (bis EUR 17.500 Jahresumsatz). Bei diesen Unternehmen soll die Erfüllung der Anforderungen nach den GoBD auch mit Blick auf die Unternehmensgröße und Wirtschaftlichkeit bewertet werden. Dies spielt sicherlich im Hinblick auf die Verfahrensdokumentation und das einzurichtende interne Kontrollsystem (IKS) eine wesentliche Rolle.

Neben diesen Erleichterungen ergeben sich zusätzlich auch positive Effekte durch eine Konkretisierung und Klarstellung bislang häufig mit Unsicherheiten verbundener Sachverhalte. Diese betreffen insbesondere:

GoBD und Cloud-Systeme

Um der Praxis in digital aufgestellten Unternehmen gerechter zu werden, finden in der Neufassung der GoBD nun auch in der Cloud betriebene Systeme Berücksichtigung.

Für alle steuerlich relevanten Dokumente und Daten, die mithilfe eines DV-Systems „erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt“ werden, ist es nun unerheblich, ob diese in vor Ort eigenständig oder in der Cloud betriebenen Systemen geführt werden. Bei der Verwendung von Cloud-Systemen ist jedoch auf den Standort der Server zu achten. Gemäß § 146 Abs. 2a AO muss bei Betrieb eines Cloud-Servers im Ausland ein Antrag gestellt und durch die Finanzbehörde bewilligt werden. Durch häufig weltweit aufgeteilte Rechenzentren der Cloud-Anbieter kann sich aber eine genaue Bestimmung des Standorts der Datenhaltung schwierig gestalten. Unternehmen, die Cloud-Dienste in Anspruch nehmen, sollten sich daher durch entsprechende Vertragsklauseln zum Serverstandort absichern.

Vollständigkeit der Aufzeichnung

Aufgrund der gesetzlichen Neuregelung in § 146 Abs. 1 Satz 1 AO sind die Ausnahmen von der Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung enger gefasst und konkretisiert worden. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt nicht, wenn eine offene Ladenkasse anstelle eines elektronischen Aufzeichnungssystems verwendet wird. Wird allerdings ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt stets eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung.  

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

In der Neufassung der GoBD wurde gemäß § 146 Abs. 1 Satz 2 AO die Empfehlung hinsichtlich eines täglichen Festhaltens von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben in eine Pflicht geändert. Weiterhin wurden die Anforderungen bei der periodenweisen Buchung von Geschäftsvorfällen konkretisiert. Diese ist nur unter Einhaltung der folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

  • Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah festgehalten und durch technische und/oder organisatorische Vorkehrungen gegen Verlust gesichert.
  • Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle wird im Einzelfall gewährleistet.
  • Geschäftsvorfälle werden zeitnah zugeordnet (z. B. Kontierung).

Fazit

Die Neufassung der GoBD bringt in vielen Bereichen Klarheit und Erleichterungen. Wesentliche Änderungen wie z.B. die Berücksichtigung von Cloud-Computing, der bildlichen Belegerfassung mittels mobiler Endgeräte, der ersetzenden Konvertierung in Inhouse-Formate sowie die Vereinfachungen bei Systemmigrationen, tragen der fortschreitenden Digitalisierung angemessen Rechnung. Es bleibt zu hoffen, dass die Anpassungszyklen der GoBD in kürzeren Zeitabständen als bisher erfolgen, um mit der technischen Entwicklung in der Unternehmenspraxis Schritt zu halten. Ihre Ansprechpartner bei FIDES stehen Ihnen für weiterführende Fragen gern zur Verfügung.

Gerne stehe ich für weitere Fragen persönlich zur Verfügung: