
Ertrag und Liquidität im Projektgeschäft erfolgreich planen und steuern
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Volatilität bei der Auftragsvergabe und Unwägbarkeiten in der Projektbearbeitung sind die Kennzeichen für langfristiges Projektgeschäft. Ertrags- und Liquiditätsplanung sind deutlich anspruchsvoller als im Seriengeschäft. Fünf Prämissen für eine erfolgreiche Planung und Steuerung sollten Sie beachten.
Fünf Prämissen für eine erfolgreiche Planung und Steuerung im Projektgeschäft:
„Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß.“ Peter Hobbs, Projektmanager
Projekt ist nicht gleich Projekt.
Im Gegensatz zum Seriengeschäft müssen bei der Planung von Projekten auch unterschiedliche Merkmale der Projekte wie Größe (Auftragswert, Manntage, Materialeinsatz), Laufzeit und die aus der Projektbearbeitung resultierenden Zahlungsströme berücksichtigt werden.
Verdichtete Auswertungen reduzieren die Komplexität. Vor dem Auf- oder Ausbau einer Projektsteuerung sollten Sie zunächst die laufenden und in Akquise befindlichen Projekte analysieren und dokumentieren. Bei einer Vielzahl von Einzelprojekten kann es hilfreich sein, Projekte anhand von Merkmalen wie bspw. Größe, Geschäftsfeld, Abrechnungsart zu gruppieren. Große und langfristig laufende Projekte sollten Sie gesondert überwachen und steuern.
Viele Faktoren beeinflussen die Umsatzprognose
Auftragseingänge sind nur schwer voraussehbar und planbar. Auch kommt es bei langlaufenden Projekten häufig zu nachträglichen Anpassungen, so dass Nachträge eingefordert und überwacht werden müssen.
Nach Erhebung der projektbezogenen Daten können Sie den Auftragsbestand als Basis für eine zumindest kurz- bis mittelfristige Umsatzplanung heranziehen. Ziehen Sie bestehende Rahmenverträge ebenfalls in die Planung ein und ergänzen Sie die Planung um eine Prognose zu erwartender Projekte, die aus einer Analyse der Angebotslisten sowie aus Erfahrungswerten zu Auftragswahrscheinlichkeiten abgeleitet werden. Nachträge sollten Sie projektbezogen gesondert erfassen.
Solide Vorkalkulation als Basis für den Projekterfolg
Individuelle Projekte erfordern detaillierte Vorkalkulationen. Fertigungsstundensätze werden jedoch häufig nicht auf Basis der Ist-Kosten ermittelt, sondern den am Markt realisierbaren Stundensätzen angepasst. Somit werden Auslastungsschwankungen (höhere Gemeinkostenzuschläge) und Veränderungen der Kostenstrukturen (Tarifanpassungen, Qualifikation und Eingruppierung der Mitarbeiter) nicht ausreichend berücksichtigt. Auch fehlen häufig aufgrund der Individualität der Projekte Erfahrungswerte aus der Vergangenheit.
Vor Abgabe eines Angebots sollten Sie die erforderlichen Leistungen (Manntage, Materialmengen, Fremdleistungen) detailliert nach Qualifikation, Gewerken und Bauabschnitten planen und dokumentieren. Stundensätze sollten Sie mindestens halbjährlich auf Basis der Daten der Kostenrechnung neu berechnen. Gleiches gilt für Fertigungs- und Materialgemeinkostenzuschläge. Sie können Fehlentwicklungen so frühzeitig erkennen und korrigieren.
Monitoring der Akquise-/Planungskosten
In der Regel entstehen bereits in der Kalkulationsphase des Projekts hohe Kosten für Ingenieurs-, Konstruktions- und Planungsleistungen, auch wenn es nicht zu einer Beauftragung kommt. Diese Kosten müssen über ausreichende Deckungsbeiträge der Projekte abgedeckt werden.
Auch nicht abrechenbare Akquise-/Planungsaufwendungen sollten Sie projektbezogen erfassen und auswerten, um sie über Gemeinkostenzuschläge verursachungsgerecht zuordnen zu können und besonders aufwändige Angebotsverfahren aufdecken zu können.
Wesentlicher Erfolgsfaktor ist der Deckungsbeitrag
Die wesentliche Steuerungsgröße des Unternehmenserfolgs im Projektgeschäft ist der Deckungsbeitrag der Projekte. Um diesen ermitteln zu können, müssen Aufwendungen und Erträge den Projekten zeitnah und vollständig zugeordnet werden. Gemeinkosten müssen über möglichst verursachungsgerechte Schlüssel auf die Projekte verteilt werden.
Zur Ermittlung der Deckungsbeiträge bedarf es eines zuverlässigen, IT- gestützten Instrumentariums, wie bspw. einer Kosten- und Leistungsrechnung. Ein abgestimmtes Konzept hilft Ihnen, Fehler bei der Einrichtung zu vermeiden und digitale Anwendungen optimal zu nutzen.
Herausforderung für das Controlling: Ermittlung der Verlustfreien Bewertung
Projekte mit Laufzeiten über mehrere Geschäftsjahre hinweg erfordern eine periodengerechte Abgrenzung der Kosten und Leistungen und die Ermittlung einer verlustfreien Bewertung unter Einbeziehung von Gemeinkosten und Forecast-Werten.
Ausgangspunkt ist die Bewertung der unfertigen Leistungen. Diese wird ergänzt um die bis zur Fertigstellung des Projekts erwarteten Aufwendungen. Die Gesamtkosten werden den Verkaufserlösen gegenübergestellt. Der Einsatz einer IT-gestützte Lösung, die auf den Daten der Kostenrechnung aufsetzt und um Planwerte ergänzt wird, reduziert manuellen Aufwand und Fehleranfälligkeit der Berechnungen.
Projektbezogene Liquiditätsplanung und-Steuerung
Umfangreiche und langfristig laufende Projekte binden Liquidität, da Kosten der Projektbearbeitung bis zum Zahlungseingang des Kunden vorfinanziert werden. Häufig werden daher Anzahlungen nach Projektfortschritt vereinbart. Besondere Herausforderung im Projektgeschäft ist es, Rechnungsstellung und Zahlungseingang projektbezogen zu planen und zu überwachen.
Um Redundanzen und Inkonsistenzen zu vermeiden, sollten projektbezogene, finanzwirtschaftliche Daten zentral in einem IT-System zusammengeführt und ausgewertet werden. Da in der Kostenrechnung grundsätzlich keine Liquiditätsströme abgebildet werden, kann der Einsatz eines spezialisierten BI-/ Controlling-Tools deutliche Vorteile gegenüber einer manuellen oder nur halbautomatisierten Lösung bieten.
Fazit
Beim Aufbau einer integrierten Planung und Steuerung im Projektgeschäft sind einige Besonderheiten gegenüber dem Seriengeschäft zu berücksichtigen. Zentrale Voraussetzung ist die projektbezogene, IT-gestützte Erfassung von geplanten und tatsächlich anfallenden Aufwendungen, Erträgen und Liquiditätsströmen. Der Einsatz von spezialisierten Software-Tools und digitalen Anwendungen reduziert den Aufwand für Planung und Steuerung gegenüber manuellen Erfassungen. Fehlentwicklungen können so frühzeitig erkannt und Maßnahmen ergriffen werden. „Krisen meistert man am besten, indem man ihnen zuvorkommt.“ Whitman Rostow, US-amerikanischer Wirtschaftshistoriker
Gerne stehe ich für weitere Fragen persönlich zur Verfügung: